人事労務

退職代行業者から連絡がきたとき、会社側で行うべき適切な対応

解説の執筆者:弁護士 浅野 英之

弁護士法人浅野総合法律事務所、代表弁護士の浅野英之(第一東京弁護士会所属)です。当事務所は「人事労務」に注力し、豊富な実績を有しています。社内の労務問題は会社経営に直結します。

自社内での解決が難しいとき、法律の専門知識を活用することで速やかに解決できることがあります。ぜひ一度当事務所へご相談ください。

退職代行とは、本人の代わりに退職意思を伝えてくれるサービスとして誕生し、実際に利用する人も増えています。退職代行から連絡がきたとき、突然のことに戸惑うかもしれません。

「直接言ってくれればいいのに」、「代わりにいってもらうなんて恩知らずだ」と嫌な気持ちになることでしょう。現実的な問題として、退職代行サービスを利用されてしまうと「引き継ぎがうまくいかない」という問題も生じます。

しかし会社の意向とは裏腹に、退職代行が流行る背景には「社員を辞めさせない(在職強要)」というブラックな会社が存在している事情があります。そのため、退職代行への対応を誤ると、ブラック企業と同類だと思われてしまうリスクがあります。

今回の解説では、

  • 会社側の立場で、退職代行からの連絡への適切な対応
  • 退職代行に対応するときの注意点
  • 違法な退職代行業者への対応

といった会社側の立場で知っておきたい知識について、弁護士が解説します。

退職代行と、会社側の対応の基本方針

退職代行とは、従業員の代わりに退職の意思表示を会社に伝えてくれるサービスです。

退職代行サービスを提供する母体には、弁護士、労働組合(ユニオン)、民間業者の3種類があります。

もともと、労働問題を扱う弁護士は、退職にまつわる多くのトラブルで、労働者の代理人として活動してきました。近年「やめたいのに会社がやめさせてくれない」、「パワハラ気質の会社で、直接いうのが怖い」といった問題意識から増加し始めたのが、退職代行サービスです。

確かに、退職代行は、ブラック企業から逃げる手段としては有効です。しかし、正常に運営してきた会社でも、退職代行から突然連絡がきてしまい、対応にこまるという法律相談を受けることがあります。

退職代行から連絡が来たからといって、それだけで会社に決定的な問題があるとまではいえませんが、少なくとも従業員に「言い出しづらい」という思いをさせていたことは理解し、適切に対応しなければなりません。

そのため、退職代行に対応するときの会社側の基本方針は、円満解決に向けて話し合う姿勢を原則とすることがおすすめです。

退職代行を拒否できるか

退職代行から連絡を受けた会社側の最大の関心事は「退職代行を拒否できるか」という点でしょう。

残念ながら会社が従業員の退職を止めることは原則として不可能です。これは、労働者には「退職する自由」があるからです。

ただし、いつでもどのようにでも退職してよいわけではなく、退職にも一定のルールがあります。そこで、退職に関する法律上のルールについて「無期雇用」、「有期雇用」のそれぞれの場合に分けて解説します。

無期雇用の場合

無期雇用とは、期間の定めのない雇用契約を結んでいる社員のことで、正社員が典型例です。無期雇用の解約については、民法で次のように定められています。

民法627条

1. 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。
2. 期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
3. 6箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、3カ月前にしなければならない。

以上のとおり民法では、無期雇用の社員について、退職の2週間前に申し入れすることをルールとしていますから、退職代行を利用しても即日退職できるわけではありません。

このとき、会社側としては、退職日について連絡があった日から2週間以降の日にするよう求め、それまでの間は業務命令を行うことができます。

なお、退職日までの間、労働者が業務を行わない場合には、欠勤として扱い、給与を控除します。

2020年4月1日に民法改正がなされ、民法627条2項の定めは「使用者からの解約申入れ」に限られることとなりました。2020年3月31日以前は、民法627条2項のような制限が、労働者側からの解約についても適用されていました。

有期雇用の場合

有期雇用とは、期間の定めのある雇用契約を締結している社員のことをいい、契約社員、アルバイト、パートなどがこれにあたります。

有期雇用では、期間を定めていることから、解約については無期雇用よりも厳しいルールが定められています。

民法628条

当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。

つまり、有期雇用のときは、期間途中でやめるためには「やむを得ない事由」が必要となります。

そのため、退職代行を通じて、退職理由を確認し、それがやむを得ないものであるかどうかを検討することが重要です。

特に、会社側に労働法違反があるなどの非がないとき、重大な理由が伝えられなければ、やむを得ない事由はないものと判断して、退職を拒絶できることがあります。

退職代行への対応の流れ

次に、退職代行から連絡がきてしまったとき、円満退職に向けて行っておくべき、適切な対応について、具体的な流れに沿って解説していきます。

連絡がきたらすぐに確認すべきこと

退職代行から連絡が来たら、すぐに確認しておきたいことは次のとおりです。

  • 退職代行サービスの運営母体(弁護士・労働組合・民間業者)
  • 対象となる労働者と、その労働条件
  • 退職代行からの要求内容

特に、退職代行が、電話連絡だけで行われるときには、その電話だけで正式な代理権があるのかどうか、判断しかねることがあります。

そのようなときは、あらためて書面にて連絡するよう求め、あわせて、従業員本人から委任状をもらうよう依頼してください。

退職する従業員について確認する

次に、退職代行によって連絡をしてきた従業員がどの人かを確認します。労働契約書(雇用契約書)、就業規則などを確認し、その従業員の労働条件を調査する必要があります。

あわせて、その従業員に最近、労働問題がなかったかを把握しておかなければなりません。

特に、残業代未払い、ハラスメントなど、会社が責められるおそれのある労働問題が発生していたときには、「寝た子を起こす」ことにならないよう、円満退職に向けて進めていかなければなりません。

なお、会社にとって重要な人材であるとき、適法な範囲内であれば退職しないよう説得することも可能です。違法な在職強要ととられないよう、次のことに注意して行うようにしてください。

  • 退職代行サービスにより適切な窓口が指定されたときは、本人に直接連絡しない
  • 本人のメリットを示す(昇給、賞与、インセンティブ付与など)
  • 会社からの期待など、気持ちを素直に伝える
  • 従業員側からの要求について、会社に法違反がある場合には直ちに是正する

退職代行への回答書を作成する

退職代行に対応するときには、書面を送付する方法で回答することがおすすめです。退職代行サービスを利用されてしまったということは、労働問題に発展するおそれがあり、会社の対応をきちんと証拠に残しておく必要があるからです。

そのため、回答書を作成し、送付します。

退職代行に送る最初の回答書には、次のようなポイントを記載しておいてください。

  • 退職を認めること
  • 退職日についての調整
  • 退職日までに行うべき業務(引き継ぎの指示など)
  • 会社側の今後の連絡窓口

退職理由とされた事実について、真実かどうかとか、どちらが悪いなどの責任について記載すると、感情的な対立を深めることとなるので、やめておいたほうがよいでしょう。

なお、退職代行サービスから連絡がきたとき、(たとえ違法な業者の疑いがあったとしても)ひとまず本人に直接連絡をしたり、意思確認したりすることはひかえてください。

本人を説得しても、退職が自由であるかぎり止めることはできませんし、その他の労働問題に発展してしまう危険もあります。

退職代行業者とやりとりをし、円満退職まで進められるのであれば、会社がきちんと対応した証拠を残しながら適切な対応をすべきです。

退職理由を検討する

退職代行からの連絡には、退職理由が記載されていることが多いです。

退職理由が、「会社が合わないと思った」、「活躍できないと思った」というような労働者側の事情であるときは、それ以上追及する意味はあまりありません。

これに対して、「社長のパワハラがひどかった」、「残業代が払われず、十分な給与がもらえないと思った」など、会社側の問題点を指摘するようなものであったときには、労働法上問題がないかについて検討しておくことが必要です。

退職日を調整する

退職代行によって退職するとしても、即座に退職できるわけではないと解説しました。そのため、会社としては、退職の意思表示が到着した日から2週間以降の日にちで、退職日を調整することができます。

退職日が2週間以降に決まったとき、退職日までは雇用関係が続くわけですから、会社は従業員に対して指示をすることができます。特に、次に解説するとおり、業務引き継ぎを依頼することが重要です。

万が一、従業員が有給休暇を新生してきたときには、有給休暇が残っている限りこれに応じるしかありません。どうしても働いてほしいときには、有給休暇の買取を申し出て、働いてもらえるよう交渉する方法が有効です。

これに対して、有給休暇などではないが出勤してこないときには、欠勤として扱い、給与を控除するようにします。

業務引き継ぎを依頼する

退職をする社員でも、業務の引き継ぎをすべきことは当然です。そのため、退職代行を通じて、社員に業務引き継ぎをするよう依頼します。

法的には、退職するまでは社員でありつづけるわけですから、出社して引き継ぎをするよう強く求め、従わない場合にはこれにより発生した損害の賠償を請求するという強硬な対応も可能です。しかし、強硬な対応には、次のようなリスクがあります。

  • 退職理由に、会社からのパワハラなどその他の労働問題があったとき、強硬な対応により他の労働問題についての請求を受けてしまうおそれがある
  • 相当重要な地位にない限り、業務引き継ぎをしなかったことにより認められる損害は低額だと予想される

そのため、円満退職を前提として、会社の不利益をへらすための現実的な対処としては、引き継ぎ事項をメモにできるだけ詳しくまとめて、書面やメールで引き継ぎを行う方法が有効です。

あらかじめ、退職代行を通じて引き継ぎメモなどが提出されることがありますが、不十分と考えるときには、会社側から引き継ぎ項目を具体的に指定するようにしてください。

退職手続きを行う

最後に、退職日が決まったら、その日までに余裕をもって退職手続きを行います。この点は、他の退職する社員と変わりありません。

行っておくべき退職手続きには、次のものがあります。

  • 退職届を送付させる
  • 会社からの貸与物を返還させる
  • 会社に置かれた私物を返還する
  • 退職時の誓約書(秘密保持・競業避止など)を締結する
  • 社会保険などの資格喪失手続き
  • 離職票を交付する
  • 源泉徴収票を交付する

これらの事務的な手続きについては、争いにならない限りは、退職代行サービスを通じて行っても構いません。

退職代行を利用して退職しようとする社員の場合、きちんと退職手続きをしておかなければ、後から在職中の労働問題についての責任追及をしたり、業務上の重要な情報を漏洩させてしまったりするおそれがあります。そのため、退職届や誓約書などの重要書類は、必ず取り付けておくようにしてください。

違法な退職代行業者への対応

退職代行サービスの中には、違法な退職代行業者も存在します。

退職代行の連絡を受けたとき、たとえそれが従業員の意思であったとしても、違法な退職代行業者に対しては毅然とした対応が必要となります。

違法な退職代行業者とは

退職代行サービスのうち、弁護士であれば本人に代理して、労働組合(ユニオン)であれば団体交渉権の講師として、労働者のために法律問題の交渉をすることができます。

しかし、民間企業の運営する退職代行は、本人の「使者」として退職の意思を伝達することはできますが、法的問題の交渉はできません(サービス内容を絞って、低額の料金で対応していることが多いのもそのためです)。

これは、弁護士法72条は、弁護士以外が法律業務を行うことを禁止しているからです。

弁護士法72条(非弁護士の法律事務の取扱い等の禁止)

弁護士又は弁護士法人でない者は、報酬を得る目的で訴訟事件、非訟事件及び審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立事件その他一般の法律事件に関して鑑定、代理、仲裁若しくは和解その他の法律事務を取り扱い、又はこれらの周旋をすることを業とすることができない。

民間企業の運営する退職代行サービスが行うと違法となる行為には、次のようなものがあります。弁護士法72条違反の行為のことを「非弁行為」といいます。

  • 退職時の未払い賃金、退職金、残業代の請求
  • 解雇の有効性についての交渉
  • 有給休暇を買い上げるかどうかの交渉
  • 業務引き継ぎの範囲、対価についての交渉
  • 退職日についての交渉
  • ハラスメント(セクハラ・パワハラなど)の慰謝料請求
  • 貸与物の返還請求

単なる「使者」として伝えているだけなのか、それとも交渉をしているかの区別は、「会社側として争いがあるかどうか」という観点で判断してください。

退職代行業者に言われたことのうち、会社として納得できず、交渉の必要があると考えたときには、法律問題が発生していると考えてよいです。

違法業者への対応

弁護士法72条に違反の「非弁行為」は、公序良俗(民法90条)違反として無効となります。そのため、違法な退職代行業者による行為は、会社がそれに応じて対応したとしても、結局無効になる可能性があります。

違法な退職代行業者が、利益追求を目的として本来であれば手出ししてはならない交渉事を行い、かえって状況を悪化させてしまうケースもあります。

そのため、退職代行の連絡を受けたが、違法ではないかと考えるときは、その行為を正式なものとして扱わずに対応することとなります。

つまり、退職代行からの連絡に対しては「本人からの連絡でなければ対応できない」ことを伝え、従業員に直接連絡をし、意向を確認するという対応がおすすめです。

ただし、退職代行サービスが違法業者であったとしても、従業員側から伝えられた内容が真実であり、会社側に労働問題があると考えるときは、その問題の改善は急務です。

会社側の問題点を直さず、「違法業者だから」というだけで拒絶するだけでは、従業員が弁護士に依頼したとき、より厳しい責任追及を受けることとなります。

人事労務は浅野総合法律事務所にお任せください!

今回は、会社側の立場で、退職代行サービスの連絡を受けてしまったときに行うべき対応方法について解説しました。

退職代行へ対応するとき、「その退職代行サービスが弁護士法違反の違法なものではないか」という点、そして、「退職は認めるとして、その他の労働問題がないのか」という点には、それぞれ法律の専門知識が必要となります。

退職代行からの連絡を無視し、放置してしまうことはおすすめできません。一方で、退職はしかたないとしても、会社に不利益が生じないよう、円満におさめる必要があります。

会社内の人事労務についてお悩みの方は、ぜひ一度当事務所へご相談ください。

解説の執筆者:弁護士 浅野 英之

弁護士法人浅野総合法律事務所、代表弁護士の浅野英之(第一東京弁護士会所属)です。当事務所は「人事労務」に注力し、豊富な実績を有しています。社内の労務問題は会社経営に直結します。

自社内での解決が難しいとき、法律の専門知識を活用することで速やかに解決できることがあります。ぜひ一度当事務所へご相談ください。

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