残業許可制とは？導入する際に企業が注意すべきポイントを弁護士が解説

残業許可制は、労働者が残業を行う際に会社の承認を義務付ける制度です。

労働時間管理の適正化や業務の効率化、社員の健康への配慮といった点で有効である一方、就業規則に形式的な規定を置くだけで満足し、実態が伴っていないと法的リスクが生じます。許可制にしても、実際には業務量が多くて定時に終わらなかったり、無許可の残業が常態化していたりすると、明示または黙示の指示があったと評価されて残業代請求が認められるおそれがあるからです。

許可制を適切に運用していないと、労働基準監督署の調査が入ったり、退職した労働者から未払い残業代を請求されたりした際、企業は非常に不利な立場に立たされます。

今回は、残業許可制を導入する際の注意点、企業が理解しておくべき正しい運用について、弁護士が解説します。

残業許可制とは

残業許可制とは、残業を行う際に会社の許可を条件とする制度です。

残業とは、所定労働時間（会社の定めた労働時間）または法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて業務を行うことを指すのが一般的でり、事前に上司や管理者の許可を得ると定めること自体は、違法ではありません。残業許可制には、例えば、次のような例があります。

使用者（会社）は、労働者の労働時間を適正に把握する義務を負うところ、残業許可制とすれば、残業で行う業務内容や必要性を事前に把握し、管理することができます。

残業許可制を導入する企業側の目的としては、次のようなものが挙げられます。

残業許可制は、法律で定められた制度ではなく、企業が任意に導入するものなので、法令違反でない限り制度設計は柔軟に行うことができます。ただし、許可制だとしても、残業をさせるには36協定を締結し、労働時間を正確に把握し、残業代を支払う必要があります。

また、制度に対する従業員の理解を深めることも大切なので、導入時には丁寧に説明し、ルールや手続きの周知を徹底しなければなりません。

残業許可制を導入する際の企業側の注意点

次に、残業許可制を導入する企業が注意すべきポイントについて解説します。

「残業許可制のデメリット」が存在することを理解し、そのリスクを顕在化させないためにも、適切な制度設計と導入・運用が必要となります。

就業規則に規定して根拠を明確にする

残業許可制を導入する際は、就業規則に明記して根拠を持たせることが重要です。

単に暗黙の社内ルールとするだけでは、基準や根拠が不明確であり、残業代請求をはじめとした労働トラブルに発展した際、会社側が許可制のルールを主張できなくなるおそれがあります。

具体的には、「残業を行う場合、事前の申請と許可を必須とする」「無許可の残業は、割増賃金の支払い対象としない」といった規定を設けます。制度を有効に機能させるためにも、適切な文言で規定を整備し、労働者に周知することが必要です。

残業申請の手続きを整備する

就業規則の規定とともに、申請手続きを整備することも大切です。制度が存在しても、実際の申請・承認の手続きが曖昧だと、無許可の残業が横行するおそれがあるからです。

具体的には、次のようなルールを設け、社員に周知します。

実際の運用では、所属長や上司が申請内容を確認し、必要性があるか、最小限の時間であるかを検討した上で残業命令を出すというステップを徹底します。また、残業の終了後に実労働時間を報告させ、次回に残業を許可するかどうかの参考資料とすることも重要です。

最終的に労働者本人の確認印を得るプロセスを設けておけば、労働時間の相違によるトラブルを未然に防ぎ、透明性の高い管理体制を実現できます。

管理職への教育・研修を実施する

実際に残業を承認する立場の管理職の教育・研修も不可欠となります。

残業を承認する際の判断基準、承認しない場合に社員にどのように注意指導し、帰宅させるべきかといった実際の対応を、管理職が正しく理解し、実践できる必要があるからです。許可制の導入によって管理職の業務負担は増えることが想定されるため、部署や事業所ごとに運用に差が出ないよう、社内で基準を統一し、周知することが望ましいです。

会社として法令遵守を徹底しても、現場の管理職が法律知識を理解せず、判断を誤れば、結果として未払い残業代が生じるリスクがあります。また、制度が統一的に運用されていないと、社員間に不公平感が生まれ、モチベーションの低下につながるおそれがあります。

タイムカードを正確に活用する

残業許可制を導入する場合でも、労働時間を正確に把握するために、タイムカードの打刻は不可欠です。というのも、残業代の支払い義務が発生する「労働時間」とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間を指し、単なる「在社時間」とは異なるからです。

タイムカードや入退室のセキュリティ記録などは、労働者が社内にいた時間は把握できますが、必ずしも実労働時間を正確に反映しているとは限りません。その上でなお、企業には労働時間を適切に把握する義務があるため、タイムカードの記録は、労働審判や訴訟でも重要な証拠として取り扱われます。

そのため、残業許可制とタイムカードを併用する際、打刻と実労働時間が乖離している場合は、残業申請書や承認書、PCのログ履歴、業務日報など、他の証拠によって労働時間を立証できるように備えておく必要があります。

違法な残業代の未払いを放置しない

残業許可制を正しく運用しても、労働時間の正確な把握と管理は依然として難しい課題です。その結果、違法な残業代の未払いが発生する可能性も否定できません。

こうしたリスクを回避するために、違法な未払いを放置せず、労働者からの請求内容を慎重に確認した上で、必要な是正措置を講じることが重要です。

黙示の残業命令とみなされる法的リスクを回避する

残業の事前許可を与えていない場合でも、残業代の支払い義務が生じるケースがある点に注意が必要です。例えば、所定労働時間内に終わらないほど過大な業務量を与えつつ、残業の申請に対して許可をしないといった運用を行っている場合が典型例です。

このような状態で従業員が無許可残業を行い、会社がそれを黙認していた場合、実際の判例でも「黙示の残業命令」があったとみなされ、未払い残業代の支払いが命じられています。単に許可制というルールを設けるだけでなく、従業員ごとの業務量を適正に調整し、本当に残業が必要な場合には適切に許可を出すというように、実態を伴わせることが重要です。

残業許可制に関する裁判例の判断

裁判例でも、残業許可制に関する判断をした事例があります。裁判所は、残業許可制という形式よりも、その運用の実態を重視して労働時間性を判断する傾向にあります。

労働時間性が否定された事例

ヒロセ電機事件（東京地裁平成25年5月22日判決）では、就業規則で「時間外勤務は、直接所属長が命じた場合に限り、所属長が命じていない時間外勤務は認めない」と定められ、これに基づいて交付された時間外勤務命令書にも「所属長命令の無い延長勤務および時間外勤務の実施は認めません」と明記され、労働者もその内容を確認して押印していたケースにおいて、無許可の残業は労働時間に該当しないと判断されました。

神代学園ミューズ音楽院事件（東京高裁平成17年3月30日判決）では、会社が繰り返し、36協定が締結されるまで残業を禁止する旨の業務命令を発しており、残務は役職者に引き継ぐことを命じていた中で行われた無許可の残業について、労働時間に該当しないと判断されました。

労働時間性が肯定された事例

クロスインデックス事件（東京地裁平成30年3月28日判決）では、許可制とされていても、残業が常態化し、所定時間内に終了できない業務量が与えられていた場合には、事前の申請や承認の有無にかかわらず、会社の指揮命令下にあるとして労働時間性が認められました。

残業許可制の企業側のメリット・デメリット

最後に、残業許可制のメリット・デメリットを、企業側の立場で解説します。

「残業代を無くせる」といった軽い考えて導入・運用をすれば、かえってデメリットやリスクが顕在化するおそれがあります。法令を遵守し、適切な制度設計とするためにも、導入を考える企業は、以下のメリット・デメリットを比較検討してください。

残業許可制のメリット

残業許可制について、企業側のメリットは次の通りです。

残業許可制のデメリット

一方で、残業許可制には、企業にとって次のようなデメリットがあります。安易な導入・運用は法的リスクを負う原因となるため、注意して進める必要があります。

浅野総合法律事務所の残業許可制の解決事例

当事務所では、会社が残業の許可制を主張して争ってきたケースの解決実績を豊富に有しています。このような反論を受けても安易に受け入れず、速やかにご相談ください。

労働審判で会社側の残業許可制に関する反論が認められず、残業代150万円が認容された事例

システムエンジニアの残業代請求で、会社が事前許可制を指摘してきたケースがあります。

本事案では、就業規則に具体的な申請方法や承認手続きの定めがなく、残業申出書などの書式も存在せず、実態としても申請なしの残業が常態化していました。当事務所は、早期解決を図るため、労働審判において、管理体制が極めて杜撰であった点を指摘しました。特に、許可制が徹底されていれば当然行われるべき「無許可残業に対する指導や注意」が一切なかったことを、釈明を求めて明らかにし、裁判官へ強く主張しました。

その結果、許可制は無効であることを前提として、約150万円の残業代の支払いを命じる審判が確定し、依頼者の希望に沿った迅速な解決を実現することができました。

【まとめ】残業許可制について

今回は、残業許可制を導入する際の企業側の注意点について解説しました。

残業許可制を正しく運用すれば、労働時間を適正に管理し、無用な人件費の増大を防ぐことができます。また、社員の健康に配慮できるというメリットもあります。

しかし、制度の導入や運用に不適切な点があると、かえって法的リスクが高まってしまいます。許可制にしていても、無許可の残業を放置すれば「黙認していた」と主張され、残業代を請求されるおそれがある点にはくれぐれも注意しなければなりません。「許可がなければ残業代は不要」と誤解して労務管理を怠ると、労働審判や訴訟では未払い残業代の支払いを命じられるおそれがあります。

許可制を正しく運用するには、就業規則の規定だけでなく、社内への周知、無許可残業の防止といった対策を講じなければなりません。残業許可制をはじめ、社内の制度導入に不安があるときは、設計段階から弁護士のアドバイスを受け、慎重に進めることをおすすめします。