人事労務

テレワーク導入時のトラブル防止と、長時間労働を回避するポイント

2020年7月4日

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テレワーク長時間労働回避

従業員に、自宅やカフェ、シェアオフィスなどの会社のオフィス以外の場所で働いてもらう就労形態を、テレワークといいます。会社は、労働者の就業場所が雇用契約書で限定されている場合を除いて、就労場所の指定にはある程度の裁量を有しています。

働き方改革による多様な働き方の推奨、新型コロナウイルス感染症の流行といった様々な事情で、近年、IT企業などを中心に、テレワークが導入されることが増えています。パソコンを利用して、インターネットやクラウドサービスを介して就労するという働き方の場合、働く場所はそれほど重要ではなく、テレワークの導入になじみやすいといえます。

しかし、その反面、テレワーク導入時に、注意すべきポイントを理解していないと、テレワーク導入自体がトラブルの火種となるおそれがあります。特に、会社のオフィス以外の場所で働く場合、対象となる労働者の労働時間を正確に把握することが困難な場合があります。

そこで、テレワーク導入時に、長時間労働などのトラブルを回避するため会社側が知っておくべきポイントを弁護士が解説します。

「人事労務」弁護士解説まとめ

労働時間を把握・管理する会社の義務

テレワーク長時間労働回避

2019年4月1日より施行された働き方改革関連法で改正された労働安全衛生法(労安衛法)では、労働時間を把握・管理する会社の義務が、法律に明文化されることとなりました。

労働時間を適切に把握・管理することにより長時間労働を抑制し、労働者の健康と安全を守ることがその趣旨となっています。そのため、会社には、その雇用する社員に長時間労働をさせ心身の健康を害することのないよう、労働時間を把握・管理する義務があります。

これまでも厚生労働省のガイドラインにより労働時間の把握・管理が必要であることとされていましたが、2019年4月1日より、労働安全衛生法(労安衛法)という法律において、管理監督者や裁量労働制の対象者も含めて、労働時間の把握が義務付けられたことが重要です。

つまり、残業代の支払が必要ではなくても、労働者の心身の健康を保つために、労働時間を把握しなければならないということです。

ここで把握すべき「労働時間」とは、労働者が、会社の指揮命令下に置かれている時間のことを指すものとされています。そのため、オフィスで就労している時間がこれにあたることは当然ですが、朝礼・終礼の時間、清掃時間、手待ち時間や着替え時間、移動時間などが「労働時間」と評価されることもあります。このことは、オフィス外で活動するテレワークの導入時に特に重要です。

労働時間の把握は、タイムカードなどの客観的な記録によって行うことが原則であり、例外的に自己申告とするときには、申告された時間が正しいものであるかなど、十分な確認が必要となります。

テレワーク導入時に特に注意すべき労働時間とは?

テレワーク長時間労働回避

テレワークを導入する際であっても、会社が社員の労働事件を把握・管理しなければならないことには変わりありません。会社のオフィスに出社させず、自宅などでテレワークを行う場合、社長や管理職の目が届かないために管理がおろそかになりがちなため、注意が必要です。

厚生労働省では、テレワークを行う場合の労働時間の把握・管理の方法について、特有の問題があることから、「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」を策定し、企業側に注意を呼び掛けています。

ガイドラインに即して、テレワーク導入時に特に注意すべき労働時間管理について弁護士が解説します。

中抜け時間

中抜け時間とは、業務時間中、つまり、始業時刻から終業時刻までの間で、業務をしていない時間のことをいいます。

一般的に、会社のオフィスで働いている場合にも、6時間を超える労働時間に対して45分、8時間を超える労働時間に対して1時間の休憩を、労働時間の途中に与えなければならないことが、労働基準法34条に定められています。

しかし、テレワークを導入した場合、休憩時間でなくても業務時間中に中抜け時間が生じることがあります。例えば、子の送り迎えや家事が途中で挟まるケースです。

中抜け時間が生じるテレワークにおいて、労働時間を適切に把握・管理するためには、中抜け時間の開始と終了の時間に、労働者から報告をもらう必要があります。

また、中抜け時間が始業時刻直後や、終業時刻直前に生じる可能性があるときは、思い切って始業時刻、終業時刻を変更することも検討してください。例えば、子どもの保育園への送迎が、始業時刻直後に発生することが予想されるケースなどが典型例です。

移動時間中のテレワーク

テレワークは、常に会社のオフィス外の自宅やカフェなどで働くパターンだけではありません。移動時間中に、スマートフォンやパソコン、タブレットなどを利用して業務を行うこともまた、テレワークの一種です。

一方で、通勤移動、出張移動などの際、移動時間は、労働時間には含まれないことが原則とされています。これは、労働は「持参債務」といって、労働場所まで出向いて行うものであり、労働場所まで行くための時間は、労働そのものではないと考えられるからです。

しかし、通勤移動であれ出張移動であれ、移動時間中に業務を行っている場合、すなわち、移動時間中にテレワークが実施される場合には、その移動時間もまた労働時間に含まれ、会社は把握・管理しなければなりません。

移動時間中に、スマートフォンやパソコン、タブレットなどの情報通信機器を用いてテレワークをすることを指示する場合には、会社は、その移動時間中、労働者を指揮命令下に置いていると評価できるからです。

勤務時間の一部でテレワークを行う際の移動時間

テレワークの導入が推奨されていますが、全ての業務がテレワークに適しているわけではなく、どうしても出社が必要なケースもあります。そのため、勤務時間の一部をテレワークとし、一部の時間だけ、出社を求めるケースがあります。

勤務時間の一部でテレワークを実施している場合には、そのテレワークの時間が労働時間となることは当然です。

加えて、テレワークを実施している時間中に、業務のために会社が出社を求めた場合には、その移動時間についても会社の指揮命令下にあるものと評価でき、労働時間として把握・管理が必要となります。

事業場外労働みなし労働時間制

以上のとおり、テレワークを導入した場合であっても会社は社員の労働時間を把握・管理しなければなりませんが、テレワークではどうしても労働時間を算定することが困難な場合があります。

会社のオフィス外で就労していることで労働時間の把握が困難な場合、労働基準法38条の2に規定されている「事業場外労働みなし労働時間制」を利用することが検討されます。

事業場外労働みなし労働時間制を利用すると、把握が困難な労働時間について、就業規則等で定められた所定労働時間など、決められた一定の時間だけ労働したものとみなされることとなります。

ただし、事業場外労働みなし労働時間制は、労働時間を把握することができる場合には利用することができないため、不適切な適用をすると、労働者側から多額の残業代請求を受ける原因ともなりかねないため、注意が必要です。

特に、テレワークを導入している場合に、次のようなケースでは、事業場外労働みなし労働時間制の適用がふさわしくない可能性があります。

  • チャットツールへの頻繁な返信や即レスを求め、労働時間の把握が容易であるケース
  • カメラを常時起動させたり、パソコンのログを自動的に取得したりするなど、テレワーク中の業務遂行を監視する体制を設けているケース
  • 業務遂行について、かかった時間、行った業務などを時間単位の詳細な日報にして提出することを求めているケース

テレワークでの長時間労働を防ぐ方法

テレワーク長時間労働回避

テレワークを導入して、会社のオフィスから離れた場所で社員を働かせる場合には、目が届かないからこそ管理が必要な一方で、逆に、長時間労働を招いてしまうおそれもあります。

テレワークで長時間労働となっていたとき、労働時間の把握・管理が適切になされていないと、長時間労働が放置されがちで、より危険性が高まります。

会社は、社員の健康と安全を守る義務、「安全配慮義務」を負っているため、特にテレワークを導入するときにこそ、長時間労働を是正するための対応が必要となります。

メール・チャットの配慮

メールやチャットの送信は、とても気軽に行うことができ、テレワーク導入時に重宝する連絡ツールです。

しかし、便利な反面、すぐ送れてしまうがあまりに、相手の都合に配慮をせず、相手のプライベートな時間まで浸食してしまい、長時間労働を招いてしまうことがあります。

テレワーク導入時の長時間労働を抑制するために、時間外、休日や深夜に、メールやチャットを送信することを控えるよう、社員全体に指導することが重要です。特に、上司から業務関連のチャットやメールが来ると、「翌日返信してくれればよいから」と言われても、部下にとっては「すぐに取り掛からなければ」という強いプレッシャーになるおそれがあります。

システムのアクセス権限

メールやチャットは、「業務時間外に送ってはならない」という形式的なルールを作っても、どうしても緊急性、重要性の高い用事だと、つい送ってしまいがちです。

テレワーク時の長時間労働を、物理的に不可能にしておくことが、長時間労働対策としては有用です。その点で、テレワーク時に利用しているファイル共有ソフトや社内システムなど、システム面において、時間外、休日や深夜にはアクセスする権限を失わせるという方法があります。

アクセス権限は、詳細に分けることも可能であるため、残業の対象となる平社員と管理職とを分けて、システムにアクセスできる時間帯を区分するという対策も検討されます。

残業・深夜労働・休日労働の許可制

長時間労働の対策として、就業規則や雇用契約書などにおいて、無許可の残業は禁止とし、残業をすべて許可制とするという運用が検討されます。

この方法をとることによって、長時間労働となりそうな残業の申請や、心身に無理が生じそうな深夜労働、休日労働の申請があったときには、会社はこれを拒否して、就労をさせないという対策を打つことができます。あわせて、無許可の残業を行う問題社員に対して、残業代を支払う必要がなくなるという効果もあります。

ただし、実際には無許可の残業を黙認していたといったように、許可制の運用が適切に行われていない場合には、「許可をしていない」というだけで会社の責任を回避できるわけではないことに注意が必要です。

長時間労働を行う社員への注意

テレワークにおいても労働時間の把握・管理が必要となるため、長時間労働となりそうな社員がいるときは、あらかじめ知ることができるはずです。

そのため、このまま働き続けると1か月の労働時間が80時間を超えるおそれがあるなど、長時間労働が生じるおそれのある社員や、休日労働、深夜労働の回数の多すぎる社員には、個別に注意喚起を行います。

自主的に長い時間働いてくれる働き者の社員は、一見すると会社にとって有益なようにも見えます。しかし、いざ心身を壊してから会社の安全配慮義務違反を追及したり、これまで請求してこなかった多額の未払残業代を請求してきたとしても、適切な人事労務管理なしに会社が責任を免れることはできません。

業務の効率化

テレワークで長時間労働とならないためには、業務を効率化する必要があります。特に、テレワークを導入したにもかかわらず、頻繁にオフィスに出社が必要となるようでは、社員にしわ寄せがいってしまうことは否めません。

テレワークを導入する際に、効率化を検討すべき業務には、例えば次のようなものがあります。

  • 紙の文書をすべて電子データ化し、OCR処理(文字データの抽出)を行い、クラウド上の共有ファイルに保存しておく
  • 郵便物、配達物を自宅に転送する
  • メール・電話・ファックスなどを社員が自宅で確認できるようにしておく
  • 押印が必要な書類をできる限り削減し、いわゆる「ハンコ出社(ハンコを押すためだけに出社が必要となる)」を避ける
  • 現金の授受を減らし、社員間でもクレジットカードなどで決済を行う
  • ネットバンキングを活用し、社員が銀行の窓口に行かなければならない回数を減らす

テレワーク環境の整備

テレワークを効率よく行うための十分な環境が整備されていることも、長時間労働の抑制のために重要です。

まず、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの情報端末、インターネット環境(Wi-Fi)はテレワークに必須となります。テレビ会議を行うときにはマイクやカメラも必要となります。

業務に耐えうる性能でなくテレワーク環境が脆弱であると、業務スピードが遅くなる上、セキュリティ面も守られません。このようなテレワーク環境を整備する費用について、助成金や補助金を活用するなどしたり、手当を支給したりするなど、会社の負担を覚悟しなければなりません。

自宅に幼い子どもがいるなど、ワーキングスペースの確保が難しい場合には、シェアオフィスを契約するといった対策も検討されます。

テレワーク導入のメリット

以上のとおり注意すべき点が多く、十分な準備なく導入すると長時間労働、残業代請求といったリスクを招きかねないテレワークですが、一方で、テレワーク導入には多くのメリットがあります。

コミュニケーション不足や自宅のテレワーク環境の不備など、多くのハードルを乗り越えてもなお導入すべき理由となる、テレワーク導入のメリットについて弁護士が解説します。

人手不足の解消

テレワーク導入の1つ目のメリットは、人手不足の解消です。少子高齢化による労働力人口が減少し、人手不足は多くの企業にとっての課題となっています。

テレワークを導入することで、育児や介護により自宅にいなければならなかった人材に、会社の業務を行ってもらうことが可能になります。また、遠隔地からの採用も可能とすることで、都心部の会社でも、郊外に居住する労働者を雇用することができるようになります。

柔軟な働き方を許容することにより、働き方の点で雇われることをためらっていた優秀な人材を集めやすくなるという効果が期待できます。

生産性の向上

テレワーク導入の2つ目のメリットは、生産性の向上です。テレワーク導入により業務効率を上げ、生産性の向上に資することができます。

通勤時間を短縮し、時間的な拘束なく働いてもらうことが、業務効率を上げます。また、男性労働者が柔軟な働き方を許されている家庭では、男性が一定の家事・育児を担当することができる結果、妻もまた、女性労働者として労働を行うことができるようになります。

そのため、女性の就業促進や、結婚、出産、育児を理由とする女性労働者の離職率低下にも、テレワークの導入が一役買っています。

モチベーションの向上

テレワーク導入の3つ目のメリットが、労働者のモチベーションの向上です。

テレワーク導入により、評価基準がより成果主義的になり、個人の業績、スキル、能力向上に焦点があてられるようになります。

より業務の成果が重視される一方で、目標となる成果を十分に達成できる社員は、時間的に柔軟な働き方の結果、副業・兼業により、収入をさらに上げることもできます。

結果的に、労働者の自己努力による生産性向上も期待でき、会社側にとっても大きなメリットとなります。

経済活動の分散可能性

テレワーク導入の4つ目のメリットは、経済活動の分散が可能となることです。

出社の必要性がなくなり、顧客対応、対面の会議などが減少する結果、テレワーク導入によって必ずしも会社の近く居住する必要がなくなります。社員は、物価や住居費の安い地方に住むことを選択でき、会社も地方の人件費の安い人材を採用することができるようになります。

都市部に集中する経済活動を分散できることは、地方経済の活性化につながるという社会的メリットもあります。

「人事労務」は浅野総合法律事務所にお任せください!

テレワーク長時間労働回避

今回は、テレワーク導入時の企業側の注意点について、特に「長時間労働の抑制」という観点から重要な点を解説しました。

テレワークの場合、会社の目から離れたところで働くことが多いため、長時間労働が放置されやすいです。一方で、テレワークの導入をうまく行わないと、かえって業務が多くなってしまったり、属人化してしまったりして、ますます社員に負担をかけることともなりかねません。

このような事態を避けるために、会社側で、テレワークを導入する前に入念な検討を行い、合わせてテレワーク規程を作成し研修を行うなど、社員教育を万全に行うことが重要です。

テレワーク導入を検討されている会社は、ぜひ一度、当事務所へ法律相談をご依頼ください。

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